Dalam sebuah implementasi ERP, kondisi seperti yang digambarkan oleh Michael Hammer seringkali terjadi. Ketika ERP baru pertama kali Go-Live, pasti akan banyak terjadi konflik kepentingan karena user akan menghadapi sesuatu yang baru sehingga menimbulkan kebingungan. Namun seiring meningkatnya manfaat yang dirasakan oleh user maka perubahan sikap pun terjadi. Ketika manfaat yang dirasakan mencapai angka 30% ke atas, user akan mulai terbiasa dan mulai dapat menerima perubahan ke sistem baru. Hingga pada akhirnya ketika semakin mendekati 100% manfaat yang dirasakan user maka user akan sepenuhnya menerima keberadaan sistem.

Lesson learned yang dapat diambil adalah kita yang bekerja di bidang IT khususnya software pasti harus berhadapan dengan tahap implementasi. Dibutuhkan keahlian khusus (atau kesabaran 🙂 ) untuk mendampingi user mau tidak mau harus mengalami perubahan. Namun ketika kita bisa membuktikan keunggulan dan manfaat dari sistem yang kita rancang dan develop, maka user akan dapat menerima perubahan tersebut. Itu berarti dalam membangun sistem, harus diperhatikan kembali keuntungan atau manfaat bagi user, bukan hanya kepada pihak yang menerima output (manajemen) tetapi juga kepada pihak yang melakukan input (staff).

Big Bang Method

Dalam penggunaan metode Big Bang, sebuah aplikasi ERP diimplementasikan di semua lokasi pada waktu yang bersamaan. Dalam Big Bang, rentang waktu sistem dari versi pengujian sampai menjadi sistem yang benar-benar dipakai menjadi pencatat transaksi hanya dalam beberapa hari. Oleh karena itu dalam metode Big Bang, dibutuhkan proses pengujian yang intensif sebelum akhirnya melakukan cut off terhadap sistem yang lama dan menggunakan sistem yang baru.

Langkah-langkah dalam metode Big Bang:

a. Mengimplementasikan semua proses dan dokumen pendukung ke dalam software.

b. Semua modul diuji secara individual fungsionalitasnya dan hubungannya dengan modul lain.

c. Mematikan sistem lama dan menggantinya dengan sistem baru.

Kelebihan metode Big Bang:

a. Tidak membutuhkan antarmuka sementara sebagai perantara sistem baru dan lama.

b. Tidak membutuhkan perawatan pada sistem lama.

c. Penggunaan sistem baru diharuskan sehingga sistem lama dapat benar-benar ditinggalkan.

d. Waktu yang dibutuhkan untuk implementasi lebih sedikit.

Kekurangan metode Big Bang:

a. Dibutuhkan tenaga kerja untuk implementasi lebih banyak.

b. Resiko kegagalan sistem lebih tinggi.

c. Tidak dapat sewaktu-waktu pindah ke sistem lama.

d. Waktu antara pengembangan dan implementasi lebih lama.

Kategori perusahaan yang cocok menggunakan metode Big Bang:

a. Perusahaan kecil dan tingkat kompleksitas bisnis proses yang rendah.

b. Struktur organisasi yang flat dan tingkat pengontrolan yang rendah.

c. Jumlah modul yang sedikit dan tingkat perubahan modul yang rendah.

Phased Method

Dalam penggunaan metode Phased Implementation, modul-modul diimplementasikan satu per satu atau dalam kelompok-kelompok modul yang pada umumnya dilakukan di satu lokasi tertentu. Phased Implementation merupakan rangkaian urutan implementasi yang terdiri dari perancangan, pengembangan, pengujian dan instalasi modul-modul yang berbeda. Tidak seperti Big Bang, Phased Implementation membutuhkan perhatian dan perawatan khusus pada sistem lama dengan tujuan memfasilitasi pengintegrasian dengan sistem yang baru.

Kelebihan metode Phased Implementation:

a. Tenaga kerja untuk implementasi lebih sedikit.

b. Tenaga kerja dapat dikonsentrasikan pada modul tertentu.

c. Resiko lebih kecil

d. Dapat sewaktu-waktu menggunakan sistem lama.

e. Rentang waktu antara pengembangan dan implementasi lebih sedikit.

Kekurangan metode Phased Implementation:

a. Membutuhkan antarmuka sementara.

b. Harus merawat sistem lama.

c. Kecenderungan untuk kembali ke sistem lama.

d. Instalasi lebih lama.

Kategori perusahaan yang cocok menggunakan metode Phased Implementation:

a. Perusahaan besar dan tingkat kompleksitas bisnis proses yang tinggi.

b. Struktur organisasi yang berjenjang dan tingkat pengontrolan yang tinggi.

c. Jumlah modul yang banyak dan tingkat perubahan modul yang tinggi.

Reference: Wallace, F. Thomas dan Michael H. Kremzar. 2001. ERP: Making It Happen. John Wiley & Sons

Ada 4 tingkatan untuk mengukur kesuksesan sebuah ERP.

– Kelas A –

Digunakan secara efektif dan menyeluruh pada perusahaan, menghasilkan perbaikan-perbaikan yang signifikan dalam pelayanan pelanggan, produktivitas dan biaya.

– Kelas B –

Didukung oleh manajemen puncak, digunakan oleh manajemen lini tengah dalam menghasilkan perbaikan kualitas yang terukur.

– Kelas C –

Digunakan oleh bagian tertentu dari perusahaan. Tidak semua bagian menggunakannya karena kurangnya koneksi antara satu modul dengan modul lain.

– Kelas D –

Informasi yang tidak akurat dan tidak dimengerti oleh para pengguna, memberikan bantuan yang sangat sedikit dalam menjalankan bisnis.

Selain itu, untuk mengukur tingkat kegagalan ada 5 tingkat:

– Corresponding Failure –

Kegagalan sistem memenuhi objektif perancangan.

– Process Failure –

kegagalan sistem memenuhi budget dan jadwal.

– Interaction Failure –

Kegagalan sistem karena sistem tidak dipakai oleh user meskipun sudah sesuai budget dan jadwal

– Expectation Failure –

Kegagalan sistem karena tidak sesuai dengan harapan para stakeholders.

– Strategic/Competition Failure –

Kegagalan sistem karena tidak membantu bisnis perusahaan untuk bersaing dengan kompetitor walaupun segalanya sudah sesuai dengan rencana dan harapan.

Business Improvement VS Business Uniqueness

Pada umumnya, paket ERP memberi solusi best practice bagi perusahaan yang menggunakannya. Solusi best practice inilah yang diharapkan mampu memberikan business process improvement, yang pada gilirannya berarti menambahkan competitive advantage perusahaan. Namun, bagi perusahaan pengguna ERP, competitive advantage seringkali justru terdapat pada keunikan proses bisnis mereka.

Solusi yang tetap mempertahankan keunikan proses bisnis (sering disebut sebagai solusi as is) seringkali diminta oleh pihak manajemen perusahaan dengan pertimbangan mempertahankan keunggulan dan budaya perusahaan. Sementara pihak implementor dan vendor seringkali memaksakan solusi best practice dengan pertimbangan kemudahan, waktu, dan biaya implementasi.

Efficiency VS Control

Salah satu tujuan yang paling diinginkan dalam implementasi ERP adalah efisiensi dalam bentuk pemangkasan proses yang mubazir, sehingga dapat menghemat biaya yang dikeluarkan untuk sebuah siklus proses bisnis. Pada sisi lain, pemangkasan proses bisnis berpotensi menghilangkan beberapa bagian informasi yang mungkin diperlukan utk sebuah proses kontrol. Pada beberapa perusahaan, terkadang kontrol lebih diprioritaskan ketimbang efisiensi.

Analysis VS Data Input

Data yang terintegrasi adalah kunci yang menjadikan proses analisis lebih mudah dilakukan. Namun untuk menghasilkan analisis yang tepat terdapat faktor lain yang turut menentukan, yakni keakuratan dan kelengkapan data. Seberapa banyak dan seberapa jauh analisis dapat dilakukan berbanding lurus dengan seberapa kaya data yang dimiliki. Hal inilah yang sering menjadikan dilema dalam sebuah implementasi ERP. Kelengkapan data sering berarti lebih banyak data yang harus dimasukkan. Pada level operator, hal ini seringkali menjadikan mereka berpikiran bahwa paket ERP yang diterapkan malah mempersulit kerja mereka. Sampai batasan tertentu, banyaknya data yang perlu dimasukkan seringkali dianggap sebagai faktor yang menurunkan produktivitas.

Technology VS Context

Didorong oleh keinginan untuk menjual sebanyak mungkin, banyak vendor produk teknologi (termasuk perangkat lunak) memaksakan penggunaan sebuah produk terbaru, tanpa memperhatikan ketersediaan dan kesiapan faktor-faktor pendukungnya. Faktor-faktor pendukung tersebut bisa berupa faktor yang bersifat teknis maupun sosial. Tanpa memperhatikan kesiapan faktor-faktor lainnya, akhirnya produk teknologi tersebut hanya menjadi barang pajangan yang tak memberi nilai tambah.